Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen des VDE

1. Geltungsbereich

1. Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) sind maßgebend für das Rechtsverhältnis zwischen den Teilnehmenden an Konferenzen, Tagungen, Schulungen, Seminaren, Kursen und sonstigen Veranstaltungen (nachfolgend „Veranstaltung“) und dem VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik e.V., www.vde.com/impressum (nachfolgend „VDE“). Inhalt, Ablauf und sonstige Angaben zu einer Veranstaltung ergeben sich aus dem jeweiligen Veranstaltungsprogramm. Zusätzlich gelten die den jeweiligen Veranstaltungsprogrammen beigefügten „Allgemeinen Hinweise“.
2. Diese AGB gelten ausschließlich. Entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen der Teilnehmenden finden keine Anwendung, und zwar auch dann nicht, wenn sie VDE in einer Bestellung, einem Bestätigungsschreiben oder auf sonstige Weise übermittelt werden und VDE nicht ausdrücklich widerspricht. Dies gilt auch für den Fall, dass VDE in Kenntnis der AGB der Teilnehmenden vorbehaltlos Leistungen an diese erbringt.
3. Im Einzelfall mit Teilnehmenden getroffene individuelle Abreden (einschließlich Änderungen, Ergänzungen und Nebenabreden) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AGB. Für den Inhalt derartiger Abreden ist, vorbehaltlich des Gegenbeweises, ein schriftlicher Vertrag (Textform genügt) mit, bzw. die schriftliche Bestätigung (Textform genügt) von VDE maßgebend.
4. Soweit für die technische Durchführung einer Veranstaltung ein Vertragsverhältnis von Teil-nehmenden mit einem Dritten erforderlich ist (z.B. Registrierung und/oder Nutzerkonto bei Online-Diensteanbieter bei einer virtuellen oder hybriden Veranstaltung), sind zusätzlich die jeweiligen Nutzungs-/Geschäftsbedingungen dieses Dritten von den Teilnehmenden zu berücksichtigen. Soweit es sich um Leistungen dieses Dritten handelt, wird VDE nicht Vertragspartner. VDE ist auch nicht der Vertreter des Dritten. Der Dritte ist verantwortlich für alle Angelegenheiten, die durch den Vertrag zwischen Teilenehmenden und dem Dritten entstehen.

2. Anmeldung/Anmeldebestätigung

1. Die Anmeldung kann in Textform oder auf elektronischem Weg (z.B. per E-Mail oder über ein Webformular) erfolgen. Sie ist ein verbindliches Vertragsangebot (unter Anerkennung dieser AGB), an das der/die Teilnehmende bis zur Anmeldebestätigung durch VDE gebunden ist. Der Vertrag kommt zustande mit der Anmeldebestätigung seitens VDE. Eine automatisierte Bestätigung, dass eine Anmeldung eingegangen ist, stellt noch keine Anmeldebestätigung dar. Bei Veranstaltungen mit begrenzten Teilnahmekapazitäten werden die Anmeldungen entsprechend des Eingangsdatums berücksichtigt. Erhalten Teilnehmende Zugangsdaten für eine Online-Teilnahme an einer (rein virtuellen oder hybriden) Veranstaltung, sind diese Zugangs-daten vertraulich zu behandeln, dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
2. Für die Online-Teilnahme an einer (virtuellen oder hybriden) Veranstaltung benötigen Teilnehmende eine Internetverbindung, einen gängigen Webbrowser und ggf. weitere Software. Die konkreten technischen Voraussetzungen für die Teilnahme ergeben sich aus dem Veranstaltungsprogramm oder werden den Teilnehmenden vor Veranstaltungsbeginn per E-Mail mitgeteilt.
3. Die Teilnehmenden sind für die Erfüllung der technischen Voraussetzungen gem. Ziff. 2.3. selbst verantwortlich. Das Fehlen der erforderlichen technischen Voraussetzungen oder technische Störungen während der Veranstaltung, die nicht von VDE zu vertreten sind, entbinden die Teilnehmenden nicht von der Pflicht zur Zahlung der Teilnahmegebühr.
4. Die Online-Teilnahme an einer (virtuellen oder hybriden) Veranstaltung ist grundsätzlich nur zum vorgesehenen Termin in Echtzeit möglich. Solche Veranstaltungen können in der Regel nicht nachträglich abgerufen werden.

3. Änderungen im Veranstaltungsverlauf

1. VDE behält sich das Recht vor, angekündigte Referenten durch andere zu ersetzen, den Ablauf der Veranstaltung zu ändern oder einzelne Vorträge einer Veranstaltung zu ersetzen, umzugestalten oder entfallen zu lassen, soweit dies keinen Einfluss auf den Gesamtcharakter der Veranstaltung hat. VDE behält sich ferner vor, erforderlichenfalls den Veranstaltungsort zu ändern, sofern dies für die Teilnehmenden zumutbar ist. Solche Änderungen im Programmablauf oder inhaltliche Programmänderungen aus wichtigem Grund berechtigen nicht zur Minderung der Teilnahmegebühr. 
2. Zudem können Veranstaltungen nach pflichtgemäßem Ermessen, unter Berücksichtigung von nicht im Verantwortungsbereich des VDE liegenden Umständen, als hybride oder als rein virtuelle Veranstaltung durchgeführt werden. Eine solche Veränderung berechtigt nicht zu einer kostenfreien Stornierung. Sollte die Teilnahmegebühr der virtuellen Veranstaltung günstiger sein als der Teilnahmepreis der Präsenzveranstaltung, erhalten betroffene Teilnehmende den Differenzbetrag zurückerstattet.
3. VDE behält sich das Recht vor, angemessene Maßnahmen und geeignete Hygienekonzepte im Vorfeld der einzelnen Veranstaltungen, insbesondere bedingt durch Dritte (z. B. Kongresshotels sowie Kongressveranstalter), festzulegen. Zudem werden einzelne Veranstaltungen unter den zum Veranstaltungsdatum geltenden gesetzlichen Zugangsregeln in den einzelnen Bundesländern durchgeführt. VDE informiert alle Teilnehmenden rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn in Textform (z.B. per E-Mail), wenn und welche Hygiene-Regelungen für die Veranstaltung gelten.

4. Teilnahmegebühr, Zahlungsbedingungen, Verzug, Aufrechnung

1. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sind die Teilnehmenden verpflichtet, die vereinbarte Teilnahmegebühr zu zahlen. Die Höhe der Teilnahmegebühren ergibt sich aus dem jeweiligen Veranstaltungsprogramm. Sofern nicht in dem jeweiligen Veranstaltungsprogramm anders angegeben, verstehen sich die Teilnahmegebühren pro Person und Veranstaltungstermin sowie zzgl. Umsatzsteuer in gesetzlicher Höhe.
2. Die Teilnahmegebühr ist im Voraus über die für die jeweilige Veranstaltung angebotenen Zahlungswege zu zahlen. Die Bezahlung durch Übersendung von Bargeld oder Schecks ist nicht möglich; bei Verlust übernimmt VDE keine Haftung. Die Teilnahmegebühr ist spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungszugang zu zahlen. Maßgeblich ist das Datum des Zahlungseingangs.
3. Kommt der/die Teilnehmende mit der Zahlung in Verzug, ist VDE berechtigt, ab Verzugseintritt Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem zu diesem Zeitpunkt geltenden Basiszinssatz (§ 247 BGB) pro Jahr zu fordern. Den Vertragsparteien bleibt der Nachweis eines geringeren oder höheren Schadens vorbehalten.
4. Ist bis zum Veranstaltungsbeginn die Teilnahmegebühr nicht beim VDE eingegangen, steht dem/der Teilnehmenden kein Anspruch auf
   Teilnahme an der Veranstaltung zu. 
5. Außer für den Fall des Widerrufs, ist eine Aufrechnung gegen Forderungen des VDE nur zulässig, wenn die Gegenforderung rechtskräftig festgestellt, von VDE unbestritten ist, von VDE anerkannt ist oder in einem engen synallagmatischen Verhältnis zu der Forderung von VDE steht.
6. Vorbehaltlich einer einzelvertraglichen Vereinbarung, (i) ist eine Teilbuchung mit Preisminderung nicht möglich; (ii) kann eine Veranstaltung nicht auf mehrere Teilnehmende aufgeteilt werden.
7. Steht dem/der Teilnehmenden ein Widerrufsrecht zu und hat der/die Teilnehmende verlangt, dass die Leistungen während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so hat der/die Teilnehmende dem VDE einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem der/die Teilnehmende VDE von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrags unterrichtet, bereits erbrachten Leistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Leistungen entspricht.

5. Widerrufsrecht für Verbraucher*innen

1. Wenn Sie Verbraucher*in i.S.v. § 13 BGB sind, haben Sie das Recht – außer es liegt ein Fall von § 312g Abs. 2 Ziff. 9 BGB1 vor – geschlossene Verträge innerhalb von vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen zu widerrufen, worüber wir Sie im Folgenden belehren. Verbraucher*in ist, wer ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder seiner/ihrer gewerblichen noch seiner/ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.
   Widerrufsbelehrung
   Sie haben das Recht diesen Vertrag, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen, zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. per E-Mail, Brief oder telefonisch) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Der Widerruf ist gegenüber VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik
   Informationstechnik e. V., Merianstr. 28, 63069 Offenbach am Main, +49 69 6308-313, vde-conferences@vde.com zu erklären. Sie können hierzu das anhängende Widerrufsformular nutzen, das jedoch nicht vorgeschrieben ist. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.
   Folgen des Widerrufs
   Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, einschließlich der Lieferkosten (mit Ausnahme der zusätzlichen Kosten, die sich daraus ergeben, dass Sie eine andere Art der Lieferung als die von uns angebotene, günstigste Standardlieferung gewählt haben), unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.
   Ausschluss des Widerrufsrechts
   Das Widerrufsrecht erlischt vorzeitig, wenn der Vertrag von beiden Seiten auf Ihren ausdrücklichen Wunsch vollständig erfüllt ist, bevor Sie Ihr Widerrufsrecht ausgeübt haben. Bei einer anteiligen Teilnahme an der Veranstaltung ist der Teilnehmende gemäß Ziffer 4.7 zu einem entsprechenden Ersatz verpflichtet.
   Muster-Widerrufsformular
   Um den Vertrag über die Teilnahme an einer VDE Veranstaltung zu widerrufen, senden Sie uns folgendes Formular ausgefüllt binnen 14 Tagen nach Vertragsschluss zu.
   An: VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik e. V., Merianstr. 28, 63069 Offenbach am Main, E-Mail: vde-conferences@vde.com
   Hiermit widerrufe(n) ich/wir den von mir/uns abgeschlossenen Vertrag über die Teilnahme an folgender Veranstaltung.
   Datum des Vertragsschlusses:
   ______________________________________
   Titel der Veranstaltung:
   ______________________________________
   Name Verbraucher*in:
   ______________________________________
   Anschrift Verbraucher*in:
   ______________________________________
   Datum des Widerrufs:
   ________________________
   Unterschrift Vebraucher*in:
   ________________________

6. Absage der Veranstaltung durch VDE

1. Seitens der Teilnehmenden besteht kein Anspruch auf die Durchführung einer Veranstaltung durch einen bestimmten Referenten oder an einem bestimmten Ort. Der VDE behält sich kurzfristige, den Teilnehmenden zumutbare, Änderungen hinsichtlich der Referenten und des Veranstaltungsortes vor.
2. Der VDE behält sich das Recht vor, Veranstaltungen bis sieben Tage vor Beginn der jeweiligen Veranstaltung ersatzlos abzusagen, wenn bis zu diesem Zeitpunkt die in der Veranstaltungsbeschreibung genannte Mindestteilnehmendenzahl nicht erreicht wurde. Die Teilnehmenden sollten dies insbesondere bei der Buchung ihrer Anreise und Unterkunft berücksichtigen.
3. Der VDE hat zudem das Recht zur Verschiebung oder ersatzlosen Absage einer Veranstaltung, wenn deren Durchführung aus von VDE nicht zu vertretenden Gründen unmöglich oder unzumutbar ist (z.B. höhere Gewalt, behördliche Auflage z.B. wegen Pandemie, Erkrankung des Referenten, ohne dass ein Ersatzreferent zur Verfügung steht). Der VDE hat in diesem Zusammenhang nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten.
4. Für den Fall einer VDE-seitigen Absage oder einer Undurchführbarkeit der Veranstaltung, werden die Veranstaltungsgebühren den Teil-nehmenden umgehend in voller Höhe erstattet. Ein darüberhinausgehender Anspruch auf Schadensersatz, insbesondere für Reise- und Übernachtungskosten, ist ausgeschlossen, es sei denn, der die Absage der Veranstaltung begründende Umstand ist auf grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten des VDE zurückzuführen.

7. Rücktritt durch Teilnehmenden

1. Teilnehmende haben das Recht, von einer erfolgten Anmeldung bzw. dem zustande gekommenen Vertrag ohne Angaben von Gründen zurückzutreten. Ein Rücktritt bedarf mindestens der Textform. Für die Fristwahrung ist der Eingang der Erklärung beim Erklärungsempfänger maßgeblich.
2. Bei einer Rücktrittserklärung, die spätestens 90 Tage vor dem Veranstaltungsbeginn eingeht, werden keine Gebühren berechnet. Bereits geleistete Teilnahmegebühren werden in vollem Umfang erstattet.
3. Bei einem Rücktritt bis 50 Tage vor Veranstaltungsbeginn werden 25% der Teilnahmegebühr fällig. Bei einem späteren Rücktritt, bei Nichterscheinen oder bei vorzeitigem Verlassen der Veranstaltung werden 100% der Teilnahmegebühr fällig. Umbuchungen werden wie Stornierungen behandelt.
4. Das gesetzliche Widerrufsrecht bleibt hiervon unberührt.
5. Teilnehmende, die die Veranstaltung nicht besuchen können, sind berechtigt eine/n Ersatzteilnehmende/n für die Veranstaltung zu benennen. Die Aufteilung einer Veranstaltung auf mehrere Teilnehmende ist nicht möglich.

8. Bild-, Ton- und Medienaufzeichnungen

1. Der VDE ist grundsätzlich berechtigt, aber nicht verpflichtet, im Rahmen von Veranstaltungen Foto-, Film- oder sonstige Medienaufzeichnungen anzufertigen bzw. anfertigen zu lassen.
2. Diese Aufnahmen dienen dem Zweck der Veröffentlichung zu Präsentations- und Informations-zwecken, u.a. auf unseren Webseiten, in Publikationen des VDE oder Social Media sowie in der Presse.
3. Sollten Teilnehmende mit dem Fotografieren oder den sonstigen Medienaufzeichnungen nicht einverstanden sein, bitten wir um einen entsprechenden Hinweis gegenüber der/dem jeweiligen Veranstaltungsverantwortlichen.
4. Ausführliche Informationen gemäß Art. 13 DSGVO sind den Hinweisen zu entnehmen, die im Rahmen der konkreten Veranstaltung eingesehen werden können.

9. Urheberrechte

1. Tagungsunterlagen und sonstigen Materialien, auf die die Teilnehmenden im Rahmen der Veranstaltung Zugriff haben, sind grundsätzlich urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung, Weitergabe oder anderweitige Nutzung dieser Unterlagen ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher oder in Textform verfasster Zustimmung des VDE gestattet.
2. Jede Verwendung der Logos, Marken oder Namen des VDE, der mit dem VDE im Sinne von §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen oder der regionalen Gliederungen des VDE im Sinne von § 3 Ziffer 1 der VDE-Satzung ist nicht gestattet und bedarf der vorherigen ausdrücklichen schriftlichen oder in Textform verfassten Zustimmung des VDE.
3. Der VDE ist berechtigt, eingereichte oder im Rahmen der Veranstaltung erarbeitete Beiträge der Teilnehmenden zu Präsentations- und Informationszwecken, u.a. auf unserer Webseite, in Publikationen des VDE oder Social Media sowie in der Presse zu veröffentlichen.

10. Haftung

1. VDE übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit in Bezug auf die Tagungsunterlagen und die Durchführung der Veranstaltung durch die jeweiligen Referenten.
2. Sofern der VDE, seine gesetzlichen Vertreter, Angestellten oder Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig eine vertragliche oder gesetzliche Pflicht verletzen, haftet VDE für den daraus entstehenden Schaden des Ausstellers nach den gesetzlichen Vorschriften.
3. Sofern der VDE, seine gesetzlichen Vertreter, Angestellten oder Erfüllungsgehilfen eine vertragliche oder gesetzliche Pflicht lediglich einfach fahrlässig verletzen, sind Schadensersatzansprüche des Ausstellers gegen VDE, gleich welcher Art und aus welchem Rechtsgrund, ausgeschlossen, es sei denn, es liegt eine einfach fahrlässige Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht vor. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach beschränkt auf die bei Vertragsschluss vorhersehbaren und vertrags-typischen Schäden. Eine wesentliche Vertragspflicht in diesem Sinne ist eine solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der/die Teilnehmende regel-mäßig vertraut und vertrauen darf.
4. Vorstehender Haftungsausschluss bzw. die Haftungsbeschränkung gelten nicht in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung (beispielsweise bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, Ansprüchen aus Beschaffenheitsgarantie oder nach dem Produkthaftungsgesetz), sowie im Falle der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
5. Die gesetzlichen Beweislastregeln bleiben von den vorstehenden Regelungen unberührt.
6. Die vorstehenden Regelungen gelten in gleicher Weise für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter, Angestellten oder Erfüllungsgehilfen des VDE.
7. Die Teilnehmenden haben dem VDE etwaige Schäden, für die der VDE haften soll, unverzüglich in Textform anzeigen.
8. Eine gesamtschuldnerische Haftung des VDE e.V. und seinen verbundenen Unternehmen bzw. seinen regionalen Gliederungen ist ausgeschlossen.

11. Werbe- und Verkaufsaktivitäten, Sponsoring

1. Am Veranstaltungsstandort und dem dazugehörigen Gelände ist jede Art von Werbung sowie das Anbieten und der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen durch den Teilnehmenden nur mit ausdrücklicher vorheriger schriftlicher oder in Textform verfasster Zustimmung des VDE zulässig.
2. Abweichend von Ziff. 11.1 sind Teilnehmende, die sich aufgrund einer mit dem VDE gesondert zu treffenden Vereinbarung durch eine finanzielle Unterstützung oder durch Sachmittel an der Veranstaltung beteiligen (Sponsoren) berechtigt, sich als Sponsor der Veranstaltung zu bezeichnen. Die Einzelheiten ergeben sich aus der gesondert zu treffenden Vereinbarung zwischen VDE und dem Sponsor.

12. Werbe- und Verkaufsaktivitäten, Sponsoring

1. Die Teilnehmenden verpflichten sich im Rahmen der Veranstaltung zur Einhaltung aller Gesetze der jeweils anwendbaren Rechtsordnung(en), insbesondere alle anwendbaren Gesetze zum Schutz des lauteren Wettbewerbs, des geistigen Eigentums und der Persönlichkeitsrechte anderer Teilnehmenden einzuhalten.

13. Datenschutzhinweise

1. Personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze verarbeitet und gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften auf-bewahrt. Nähere Informationen zum Datenschutz sowie über die Rechte der betroffenen Personen sind unseren allgemeinen Datenschutzinformationen (unter https://www.vde.com/de/datenschutz abrufbar) sowie den veranstaltungsspezifischen besonderen Datenschutzinformationen (sofern vorhanden) zu entnehmen.

14. Schlussbestimmungen

1. Mündliche Vereinbarungen gelten nur bei schriftlicher oder in Textform verfasster Bestätigung durch VDE. § 305 b BGB bleibt unberührt.
2. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
3. Im Geschäftsverkehr mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder bei öffentlich rechtlichen Sondervermögen ist – soweit dies zulässig vereinbart werden kann – ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des VDE.
4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein, oder sollten die Bedingungen eine Lücke enthalten, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen oder Teile solcher Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten die jeweiligen gesetzlichen Regelungen.

Stand: 19.03.2024